Zlepšiť efektívnosť a produktivitu:
* Streamline Access and Retrieval: ERMS poskytuje ľahký prístup k dokumentom a znižuje čas strávený hľadaním informácií.
* Automatizovať pracovné toky: Úlohy, ako je smerovanie, schválenie a ovládanie verzií, sa dajú automatizovať, čím sa znižujú manuálne procesy a chyby.
* Znížte náklady na ukladanie: Digitálne záznamy zaberajú menej fyzického priestoru ako papierové dokumenty, ktoré ukladajú náklady na ukladanie.
* Zvýšenie spolupráce: ERMS uľahčuje spoluprácu tým, že umožňuje viacerým používateľom prístup k dokumentom a súčasne pracovať na dokumentoch.
Zlepšiť súlad a bezpečnosť:
* Spĺňajte regulačné požiadavky: ERMS vám môžu pomôcť dodržiavať právne a priemyselné predpisy týkajúce sa udržania záznamov, dostupnosti a bezpečnosti.
* Posilniť bezpečnosť: ERMS často obsahuje robustné bezpečnostné funkcie, ako sú šifrovanie, riadenie prístupu a audity, na ochranu citlivých informácií.
* Zlepšiť obnovenie po katastrofe: Digitálne záznamy sa dajú ľahko zálohovať a obnoviť v prípade katastrof, čím sa znižuje prestoje a strata údajov.
Zvýšte organizačnú transparentnosť a zodpovednosť:
* Vytvorte si jasné vlastníctvo a zodpovednosť: Erms pomáha definovať jasné vlastníctvo a zodpovednosť za záznamy, znižuje zámenu a duplikáciu.
* sledovať zmeny dokumentu a verzie: ERMS automaticky zaznamenáva zmeny v dokumentoch, poskytujú jasnú audit a zlepšujú zodpovednosť.
* Foster Transparency: ERMS poskytuje centralizované miesto pre všetky záznamy a zvyšuje transparentnosť v rámci organizácie.
Ďalšie výhody:
* Vylepšené rozhodovanie: Ľahký prístup k informáciám umožňuje rýchlejšie a informovanejšie rozhodovanie.
* Znížené riziko súdneho sporu: Dobre štruktúrované ERMS vám pomôže splniť právne požiadavky a znižovať riziko právnych výziev.
* Vylepšené riadenie znalostí: ERMS môže uľahčiť zdieľanie a zachovanie vedomostí v rámci organizácie.
V podstate dobre navrhnutý ERMS umožňuje organizáciám efektívne riadiť informácie, zvyšovať prevádzkovú efektívnosť a podporovať dodržiavanie a bezpečnosť, čo v konečnom dôsledku vedie k lepšiemu rozhodovaniu a zlepšeniu celkového výkonu.