Diktografy fungujú tak, že premieňajú zvukové vlny na elektrické signály. Mikrofón prevádza zvukové vlny na elektrický signál, ktorý je potom zosilnený zosilňovačom. Zosilnený signál sa potom prenáša do reproduktora alebo záznamového zariadenia. Reproduktor prevádza elektrický signál späť na zvukové vlny, zatiaľ čo záznamové zariadenie ukladá signál pre neskoršie prehrávanie.
Diktografy možno použiť na počúvanie rozhovorov osobne alebo cez telefón. Môžu byť tiež použité na nahrávanie rozhovorov alebo okolitých zvukov pre neskoršiu analýzu. Diktografy sú často skryté v každodenných predmetoch, ako sú perá, hodinky alebo knihy, aby sa predišlo ich odhaleniu.
Diktografy sú výkonné nástroje, ktoré možno použiť na rôzne účely. Je však dôležité používať diktografy legálne a eticky. Diktografy by sa mali používať len so súhlasom všetkých zúčastnených strán a nikdy by sa nemali používať na narušenie niečieho súkromia.