Dátum: [dátum udalosti]
Umiestnenie: [Rezervovaná sála]
Cieľ:Zorganizovať a zrealizovať úspešný večerný tanečný koncert, ktorý vyzbiera prostriedky pre miestnu charitu.
Rozsah:Toto vyhlásenie o rozsahu načrtáva primárne aspekty koncertu s tanečnou večerou vrátane nasledujúcich kľúčových prvkov:
1. Miesto konania:
Zabezpečte a zabezpečte využívanie vyhradenej sály s kapacitou až 60 hostí (30 párov).
Zabezpečte vhodné usporiadanie sedenia, dekorácie a osvetlenie, aby ste pre hostí vytvorili príjemnú atmosféru.
2. Jazzová kombinácia:
Najmite si profesionálne jazzové kombo s [Uveďte počet] skúsených hudobníkov.
Spolupracujte s hudobníkmi, aby ste pripravili pútavý a pestrý hudobný repertoár vhodný pre túto udalosť.
Skoordinujte nastavenia zvuku a osvetlenia, aby ste zaistili optimálny audiovizuálny zážitok.
3. Večera:
Organizujte cateringové služby, aby ste počas podujatia poskytli hosťom delikátne večerné menu.
Zabezpečte dostupnosť rôznych možností stravovania, aby ste vyhoveli stravovacím preferenciám.
Koordinujte obsluhujúci personál, aby zabezpečil efektívny servis jedla a nápojov počas celého podujatia.
4. Finančné zbierky:
Vyvíjajte a vykonávajte stratégie získavania finančných prostriedkov vrátane predaja vstupeniek, sponzorstva a tichých aukcií počas podujatia.
Spolupracujte s charitatívnou organizáciou, aby ste určili ciele získavania finančných prostriedkov a primerane prideľovali výnosy.
5. Marketing a propagácia:
Vytvorte propagačné materiály, ako sú plagáty, digitálne pozvánky a príspevky na sociálnych sieťach, aby ste mohli udalosť efektívne propagovať.
Zorganizujte kampaň pre styk s verejnosťou s cieľom pritiahnuť pozornosť médií a zvýšiť povedomie o podujatí a jeho charitatívnej veci.
6. Program podujatia:
Naplánujte si komplexný program podujatia, ktorý zahŕňa trvanie koncertu, večeru a fundraisingové aktivity.
Prideľte konkrétne časové úseky pre každý segment, čím zabezpečíte hladký a príjemný priebeh udalosti.
7. Personálne obsadenie:
Na zabezpečenie hladkého priebehu podujatia prideľte zamestnancov manažmentu podujatia, dobrovoľníkov a bezpečnostných pracovníkov.
Každému zamestnancovi prideľte jasné úlohy a zodpovednosti, aby ste zabezpečili efektívnu koordináciu počas celého podujatia.
8. Správa rozpočtu:
Vytvorte rozpočet a finančný plán podujatia vrátane výdavkov na prenájom priestorov, jazzové kombo, catering, marketing a ďalšie súvisiace náklady.
Monitorujte a spravujte rozpočet efektívne, aby ste zabezpečili, že výdavky nepresiahnu pridelené finančné prostriedky.
9. Súlad:
Získajte potrebné povolenia, licencie a poistné krytie pre udalosť
Dodržiavajte všetky miestne, štátne a federálne zákony a nariadenia týkajúce sa organizácie a realizácie podujatia,
10. Hodnotenie a podávanie správ:
Vykonajte hodnotenie po podujatí, aby ste zhodnotili úspech a vplyv koncertu, vrátane výsledkov získavania finančných prostriedkov a spätnej väzby od hostí a sponzorov.
Pripravte podrobné správy a finančné výkazy pre charitatívnu organizáciu, aby ste zabezpečili transparentnosť a zodpovednosť.
11. Riadenie rizika:
Identifikujte potenciálne riziká a vypracujte pohotovostné plány na zmiernenie akýchkoľvek problémov, ktoré môžu nastať počas podujatia, vrátane poveternostných podmienok, technických porúch alebo nepredvídaných okolností.
12. Udržateľnosť: **
Zahrňte do plánovania podujatí udržateľné postupy, ako je používanie ekologických materiálov, minimalizácia odpadu a darovanie zvyškov jedla miestnym organizáciám.
Vylúčenia:Večerný tanečný koncert nezahŕňa nasledujúce aspekty:
1. Doprava pre hostí.
2. Ubytovanie pre hostí mimo mesta.
3. Darčeky alebo upomienkové predmety pre hostí.
Predpoklady:Vyhlásenie o rozsahu je založené na nasledujúcich predpokladoch:
1. Vyhradená sála je k dispozícii a prístupná v deň podujatia.
2. Jazzové kombo a catering budú poskytovať svoje služby podľa dohodnutých podmienok.
3. Fundraisingové aktivity sa budú vykonávať v súlade s miestnymi zákonmi a nariadeniami.
Schválenia:Toto vyhlásenie o rozsahu vyžaduje schválenie nasledujúcich zainteresovaných strán:
1. Organizátor udalosti.
2. Jazz Combo.
3. Poskytovateľ stravovacích služieb.
4. Charitatívna organizácia.
5. Správa miesta (ak je to možné).
Dodávky:V rámci podujatia budú vyrobené nasledujúce položky:
1. Program podujatia.
2. Správa o fundraisingu.
3. Správa o hodnotení po udalosti.
4. Účtovná závierka.
Komunikácia:So všetkými zainteresovanými stranami sa bude udržiavať pravidelná komunikácia počas procesu plánovania udalosti vrátane správ o pokroku, aktualizácií a koordinácie.
Toto vyhlásenie o rozsahu slúži ako komplexný návod na organizáciu a realizáciu večerného tanečného koncertu pre miestnu charitu. Nasledovaním tohto dokumentu sa organizátori podujatia snažia vytvoriť úspešné a efektívne fundraisingové podujatie, ktoré pozitívne prispeje komunite.**