Správa elektronických záznamov (ERM) ponúka organizáciám širokú škálu výhod vrátane:
1. Vylepšená efektivita a produktivita: Systémy ERM automatizujú mnohé z úloh spojených so správou záznamov, ako je ukladanie, indexovanie a vyhľadávanie, čo môže zamestnancom umožniť sústrediť sa na iné dôležitejšie úlohy. Okrem toho môžu systémy ERM pomôcť organizáciám zefektívniť ich obchodné procesy znížením potreby papierových záznamov.
2. Vylepšené zabezpečenie: Systémy ERM môžu pomôcť chrániť citlivé informácie pred neoprávneným prístupom, úpravou alebo zničením. Je to dôležité pre organizácie, ktoré podliehajú nariadeniam o ochrane osobných údajov alebo ktoré jednoducho chcú chrániť svoje dôverné informácie.
3. Znížené náklady: Systémy ERM môžu organizáciám pomôcť znížiť náklady spojené so správou záznamov, ako sú náklady na skladovanie, papier a mzdové náklady. Okrem toho môžu ERM systémy pomôcť organizáciám vyhnúť sa nákladom spojeným so stratenými alebo poškodenými záznamami.
4. Zlepšený súlad: Systémy ERM môžu organizáciám pomôcť pri dodržiavaní priemyselných predpisov a noriem, ktoré vyžadujú správnu správu záznamov. To môže organizáciám pomôcť vyhnúť sa pokutám a sankciám a chrániť ich pred právnou zodpovednosťou.
5. Zvýšená transparentnosť a zodpovednosť: Systémy ERM môžu pomôcť zlepšiť transparentnosť a zodpovednosť v rámci organizácií tým, že poskytnú jasný záznam o tom, kto pristupoval, upravoval alebo vymazal záznamy. To môže pomôcť predchádzať podvodom a môže to uľahčiť vyšetrovanie bezpečnostných incidentov.
6. Vylepšené rozhodovanie: Systémy ERM môžu pomôcť organizáciám robiť lepšie rozhodnutia tým, že im poskytnú jednoduchý prístup k informáciám, ktoré potrebujú. To môže organizáciám pomôcť identifikovať trendy, odhaliť problémy a robiť informovanejšie rozhodnutia.
7. Vylepšené služby zákazníkom: Systémy ERM môžu organizáciám pomôcť poskytovať lepšie služby zákazníkom tým, že im uľahčia hľadanie informácií, ktoré potrebujú na pomoc zákazníkom. To môže pomôcť skrátiť čakacie doby zákazníkov a zvýšiť ich spokojnosť.
8. Vylepšená spolupráca: Systémy ERM môžu pomôcť organizáciám zlepšiť spoluprácu tým, že zamestnancom uľahčia zdieľanie informácií. To môže organizáciám pomôcť rozložiť silá a zlepšiť tímovú prácu.
9. Zvýšená inovácia: Systémy ERM môžu pomôcť organizáciám podporovať inovácie tým, že zamestnancom poskytnú informácie, ktoré potrebujú, aby mohli prísť s novými nápadmi. To môže organizáciám pomôcť udržať si náskok pred konkurenciou a rozvíjať svoje podnikanie.
10. Vylepšená udržateľnosť: Systémy ERM môžu organizáciám pomôcť znížiť ich vplyv na životné prostredie znížením potreby papiera a iných materiálov. To môže pomôcť organizáciám zachovať prírodné zdroje a znížiť ich uhlíkovú stopu.