Získajte jej kontaktné informácie . Dá sa to nájsť online prostredníctvom rôznych zdrojov, ako sú verejné záznamy, platformy sociálnych médií alebo prostredníctvom vzájomných prepojení.
Rozhodnite sa o účele a obsahu svojej správy . Jasne opíšte dôvod vašej korešpondencie a uistite sa, že vaša správa je stručná, relevantná a úctivá.
Vyberte vhodný komunikačný kanál . Rozhodnite sa, či napíšete list alebo pošlete e-mail. Ak sa rozhodnete poslať fyzický list, uistite sa, že máte správnu poštovú adresu. Ak posielate e-mail, použite profesionálnu e-mailovú adresu a predmet.
Oslovte svoju správu formálne . Začnite list alebo e-mail formálnym pozdravom, ako napríklad „Vážený Dr. Bishop“ alebo „Vážený profesor biskup“. Ak si nie ste istí jej titulom alebo čestným titulom, najlepšie je pomýliť sa na strane formálnosti a použiť najvyšší akademický alebo profesionálny titul, aký nájdete.
Jasne a stručne uveďte účel svojho listu alebo e-mailu . Vysvetlite, prečo jej píšete a čo chcete dosiahnuť. Buďte konkrétni a k veci, vyhýbajte sa zbytočným detailom alebo irelevantným informáciám.
V celom liste alebo e-maile zachovajte profesionálny tón . Vyhnite sa používaniu neformálneho jazyka, slangu alebo hovorových výrazov. Pamätajte, že ide o formálnu korešpondenciu a mala by odrážať vašu úctu k príjemcovi.
Pred odoslaním si správu pozorne prečítajte . Uistite sa, že neexistujú žiadne chyby v gramatike, pravopise alebo interpunkcii. Pred odoslaním je vhodné, aby vašu správu skontroloval niekto iný z hľadiska presnosti a jasnosti.
Zahrňte všetky relevantné prílohy . Ak pridávate ďalšie dokumenty alebo prílohy, ako napríklad životopis, portfólio alebo návrh výskumu, jasne uveďte, čo sú a prečo ich pridávate.
Buďte zdvorilí a vyjadrite vďaku . Poďakujte jej za jej čas a pozornosť a vyjadrite svoje uznanie za akúkoľvek pomoc alebo informácie, ktoré môže poskytnúť.
Odošlite list alebo e-mail pomocou zvoleného komunikačného kanála . Pred odoslaním správy sa uistite, že máte správnu e-mailovú adresu alebo poštovú adresu. Uchovajte si záznam o korešpondencii, ako je napríklad kópia e-mailu alebo koncept listu.