Keď si situácia vyžaduje formalitu alebo odstup:
* Formálne príležitosti: Prezentácia výskumnej práce na konferencii, doručenie obchodného návrhu klientovi, prejav pred veľkým publikom. V týchto scenároch môže byť vhodnejší formálnejší spôsob komunikácie, ako je písomný dokument alebo prezentácia.
* Citlivé alebo dôverné témy: Diskutovanie o osobných problémoch, dôverných informáciách alebo citlivých otázkach, ako je ukončenie pracovného pomeru, disciplinárne konanie alebo sťažnosti. E-mail alebo telefonát môžu byť v týchto situáciách vhodnejšie, aby sa umožnilo súkromnejšie a kontrolovanejšie prostredie.
* Geografická vzdialenosť: Ak sa zainteresovaní ľudia nachádzajú v rôznych mestách alebo krajinách, komunikácia tvárou v tvár môže byť nepraktická alebo nemožná. Lepšou alternatívou môžu byť videokonferencie alebo telefonáty.
Keď je potrebná dokumentácia alebo vedenie záznamov:
* Právne alebo zmluvné záležitosti: Zmluvy, dohody, oficiálne sťažnosti alebo akékoľvek situácie vyžadujúce dokumentáciu a právne overenie. Na vytvorenie záznamu a vyhnutie sa nedorozumeniam je vhodnejšia písomná komunikácia.
* Formálne žiadosti alebo oznámenia: Oznámenia spoločnosti, oficiálne pravidlá alebo žiadosti o informácie je lepšie oznamovať písomne, aby sa zabezpečila zrozumiteľnosť, konzistentnosť a správna dokumentácia.
Keď existuje riziko konfliktu alebo emočnej eskalácie:
* Nahnevané alebo emocionálne situácie: Keď sú emócie vysoké, komunikácia tvárou v tvár môže situáciu eskalovať. Písomná správa alebo telefonát môžu byť vhodnejšie na poskytnutie času na rozmyslenie a pokojnú diskusiu.
* Náročné konverzácie: Oznamovať zlé správy, poskytovať negatívnu spätnú väzbu alebo diskutovať o citlivých témach. Najlepšie je dôkladne sa pripraviť a zvoliť komunikačný kanál, ktorý umožňuje viac kontrolované a profesionálne prostredie.
Ďalšie faktory, ktoré treba zvážiť:
* Dostupnosť: Komunikácia tvárou v tvár nemusí byť dostupná pre každého, najmä pre ľudí so zdravotným postihnutím, zrakovo postihnutých alebo tých, ktorí majú problémy s rozprávaním.
* Časové obmedzenia: Komunikácia tvárou v tvár môže byť časovo náročná, najmä ak ide o plánovanie a cestovanie. E-mail, okamžité správy alebo telefónne hovory môžu byť efektívnejšie pre rýchlu komunikáciu.
Najlepší spôsob komunikácie v konečnom dôsledku závisí od konkrétnej situácie. Pri rozhodovaní, či je vhodná komunikácia tvárou v tvár, je dôležité zvážiť kontext, posolstvo a publikum.