Nadpis: Stručný a pútavý názov, ktorý sumarizuje hlavné novinky.
Úvod: Prvý odsek poskytuje základné podrobnosti o správach vrátane toho, čo, kedy, kde, prečo a kto.
Telo: Poskytuje rozšírené informácie, pozadie a citácie z relevantných zdrojov alebo hovorcov. Mal by ponúknuť kontext a vysvetliť, prečo sú správy zaujímavé alebo zaujímavé pre verejnosť.
Kontaktné informácie: Zahŕňa podrobnosti o kontaktnej osobe pre médiá, ako je napríklad hovorca organizácie alebo zástupca pre styk s verejnosťou, spolu s ich telefónnym číslom, e-mailovou adresou alebo webovou stránkou.
Boilerplate (voliteľné): Niektoré tlačové poznámky končia stručným popisom organizácie, jej poslania alebo kľúčových úspechov.
Formátovanie: Tlačová poznámka je zvyčajne napísaná profesionálnym a formálnym štýlom a je naformátovaná na hlavičkový papier organizácie (ak je to potrebné) a obsahuje dátum vydania.
Účelom tlačovej správy je rýchlo a efektívne šíriť informácie do spravodajských kanálov. Novinári a reportéri často používajú tlačové poznámky ako základ pre spravodajské články, televízne vysielanie alebo online aktualizácie. Vydávaním tlačových poznámok sa organizácie snažia vytvárať mediálne pokrytie pre svoje oznámenia a zvyšovať povedomie verejnosti o svojich správach.